Heel United Care is doordrongen van het belang van kwaliteit

11 juni 2020

Kwaliteitsmanager Wietse Reitsma begeleidde onze ISO13485-certificering

Kwaliteitsmanagementsystemen. De handen gaan er bij de meeste mensen niet snel spontaan voor op elkaar. Maar als je het op de man of vrouw af vraagt, is eigenlijk iedereen wel doordrongen van het belang van kwaliteit voor je bedrijf en je eigen baan. Zeker als je in de transferhulpmiddelen werkt. Maar hoe geef je dit vorm? En hoe zorg je ervoor dat werken volgens kwaliteitsstandaarden een vanzelfsprekendheid wordt binnen je bedrijf? Dan bel je Wietse Reitsma!

Waardevol

De Europese MDR-wetgeving wordt in 2021 van kracht. Eén van de eisen die de MDR stelt,is inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem. Dit borgt dat je aan deze wetgeving voldoet. ISO13485 is het aan de MDR gelinkte kwaliteitsmanagementsysteem voor medische hulpmiddelen.. Het laatste wat wij echter willen is een vuistdik rapport dat de komende jaren ligt te verstoffen in een la. “Wij zien dit uitdrukkelijk als een kans om de kwaliteit op alle fronten binnen ons bedrijf onder de loep te nemen en een impuls te geven. Als wij zo’n kostbaar en tijdrovend traject in gaan, maken wij er graag iets waardevols van”, vertelt operationeel directeur Johan Mooibroek van United Care. “Maar dan heb je wel iemand nodig die met oprecht enthousiasme de kar trekt. Wietse Reitsma is die kundige en ervaren kwaliteitsspecialist die met aanstekelijke bevlogenheid voortvarend aanpakt.”

Testen en toetsen

Continu testen en toetsen of het ontwerp en de kwaliteit van een product kloppen voor het dagelijks gebruik. Plus beheer- en traceerbaarheid van onze producten gedurende de hele levensduur, tot en met verwerking en recycling van het afgedankte product. Dat is - heel kort gezegd - waar het om gaat. Hiervoor beschreef Reitsma enkele tientallen processen en procedures.

Beginnen bij de basis

Anderhalf jaar voordat dit er stond, begon Wietse bij de basis: op de werkvloer. “Want zo’n ingrijpend verandertraject vraag veel van de organisatie en alle medewerkers”, vertelt hij. “Ik kende United Care niet. Mijn eerste indruk was positief: ik trof hier een open organisatie met zeer sociaal karakter en een groot hart voor de producten en gebruikers, zowel zorgvragers als zorgmedewerkers. Met open vizier ging ik het gesprek aan met de medewerkers op de werkvloer. Daarmee krijg je de beste beeldvorming over verbeterpunten.

Pilotbedrijf

Het vormde de basis voor een traject van anderhalf jaar, dat resulteerde in het tijdig behalen van de certificering. Hierbij implementeerde Reitsma samen met partner Piek Advies online-registratiesysteem ISO2Handle: “De ISO13485 is dermate nieuw dat deze nog niet was opgenomen in dit systeem. Voor deze implementatie hebben wij samen met de ontwikkelaar van dit pakket United Care gebruikt als pilotbedrijf.”

Kwaliteitsbewustzijn

Nu de invoering van MDR-wetgeving vanwege de coronacrisis is uitgesteld tot 2021, is United Care hiermee zelfs een van de nationale voorlopers. “Wat de belangrijkste winst voor de organisatie misschien nog wel is, is groter kwaliteitsbewustzijn bij iedereen binnen het bedrijf. Dat maakt het tot een waardevol traject. Ik ben bijzonder trots op wat wij hier met elkaar hebben neergezet. Mede dankzij de enthousiaste inzet van de nieuwe kwaliteitsmanager Roelof Beeftink blijft er continu aandacht bestaan voor dit onderwerp. En dat is waar het om gaat.”


Kwaliteitstraject in zeven stappen

Het kwaliteitstraject binnen United Care bestond uit een ‘hard’ en een ‘zacht’ deel: het harde betrof de beschrijving van negentien processen en tientallen procedures in een kwaliteitshandboek. De zachte kant betrof de implementatie, bewustwording en dagelijkse toepassing in de bedrijfsvoering. Hoe ging dat in zijn werk? We vatten het samen in zeven stappen

1. beeldvorming

Om een goed beeld te krijgen van sterke en minder sterke punten, kansen en bedreigingen begon Wietse met gesprekken op de werkvloer. “Veel meer dan door gesprekken met directies en managers krijg je op deze manier snel een goed beeld”, licht Wietse toe.

2. samenstelling projectteam

Naast Wietse nam de KAM-coördinator en per toerbeurt de eindverantwoordelijke van de betreffende afdeling zitting in een projectteam dat het hele traject actief meewerkte. Op gezette tijden werd de voortgang besproken met het managementteam.

3. beschrijving van processen in kaart brengen

Hoe wordt er gewerkt? Samen met de United Caremedewerkers die dagelijks met en volgens verschillende processen werken brachten wij deze 19 processen in kaart.

4. benoemen van risico’s per proces

Elk proces brengt risico’s met zich mee. De twee hamvragen zijn: hoe groot is de kans? En hoe groot is de impact. Zo stelden wij een overzicht samen met kleine, middelgrote en grote risico’s.

5. beschrijving procedures

Werken volgens ISO 13485 betekent dat er moet worden gewerkt volgens verplichte procedures. Er zijn procedures beschreven van leveranciersbeoordeling tot ingangscontrole. Dit vergt een andere manier van werken en vraagt soms ook om ander gedrag dan voorheen. Elke verandering verloopt voortaan volgens een beschreven procedure.

6. registreren

Registreren of de productie volgens de vereiste procedures verloopt. Maar ook van bijvoorbeeld service. Analyse van data levert vaak verrassende inzichten op, bijvoorbeeld in kwetsbare delen van producten. Hierop anticiperen kan de organisatie veel servicekosten besparen.

7. audits

Door middel van audits blijft United Care in de toekomst structureel een vinger aan de pols houden als het gaat om werken volgens de beschreven en ISO13485-gecertificeerde procedures